Épisode 1 - accélération commerciale : un espace de travail numérique compatible avec une haute performance.

CONTEXTE.

Dans un monde où les interfaces seraient mieux travaillées, cet article ne serait pas utile.

Au quotidien, je rencontre beaucoup de commerciaux et entrepreneurs qui perdent leur temps à mal utiliser leurs outils.

Voici une méthode qui repose sur Gmail et Chrome.

Elle est relativement transposable sur Outlook et Mozilla, pas sur Edge malheureusement, c’est là, la limite.

OBJECTIF INITIAL.

Tout d’abord, il s’agit de créer un environnement de travail sur votre navigateur qui ne vous fasse pas perdre de temps.

OBJECTIF SECONDAIRE.

Ensuite, il s’agit d’utiliser votre boîte e-mail d’une manière si efficace que vous allez trouver votre CRM pour une grosse partie superflu.

DÉROULÉ ET RESSOURCES SUPPLÉMENTAIRES.

Démarrons : la première chose à considérer, c’est que dans votre navigateur, vous en avez en réalité plusieurs : a minima, un pour votre vie professionnelle, et un pour votre vie personnelle. À chaque fois, celui-ci est relié à un compte Gmail spécifique.

Dans mon cas, j’en ai bien plus que deux, car j’ai trois entreprises différentes :

Le but est d’avoir à chaque fois, ses favoris et extensions spécifiques à chaque environnement de travail.

Pour les mots de passe, j’utilise Dashlane (52€ / an). Je réinstalle à chaque fois l’extension sur chaque espace Google Chrome, pas le choix. Soyez sans vergogne, vous pouvez vous créer des comptes Gmail spécifiques pour chaque espace gratuitement.

Un des intérêts majeurs, est que, même sans votre ordinateur, vous pourrez retrouver tout votre environnement de travail depuis n’importe quel ordinateur tant que vous avez les identifiants du compte Google en question.

Maintenant, passons à votre barre de favoris. L’ensemble de ces manipulations devront être réalisées sur chaque espace de votre navigateur.

Je vous invite à la configurer en toujours visible et à mettre en favoris que les liens que vous utilisez au moins une fois par semaine.

D’ailleurs, vous pouvez faire l’économie des descriptifs textes, l’ensemble sera plus joli, chez moi, ça donne ça :

Vous voyez un dossier, dans ce dossier, je regroupe les liens spécifiques à un client. “Tysilio” sur l’exemple. Régulièrement, je nettoie cette barre de favoris et l’ajuste. Vous vous rendrez compte que beaucoup de liens sont inutiles.

Des dossiers de type “à lire” ou un dossier avec l’ensemble des “factures” peuvent être forts utiles.

Voilà, maintenant que votre environnement de travail est propre, nous allons regarder votre boîte e-mail, je vous invite à la configurer comme ceci : 

Là, c’est un peu chargé, j’ai 11 conversations en étoilés, 31 en attente dans ma boîte.

Ma règle est simple : j’étoile si et seulement si c’est un prospect ou un client avec un projet en cours.

S’ils ne sont pas en cours, mon système de classification est par niveau d’engagement :

R1 & R2, R3, …, Rn font référence au numéro de la réunion. Si R3 alors c’est le troisième rendez-vous sur ce projet. Dans les faits,la vraie distinction à faire est entre une vague relation et un premier rendez-vous formel (R1), la seconde vraie distinction est entre un Rendez-vous (Rn) et la signature. La première étape, c’est donc la transition de la prospection à la vente, la deuxième de la vente au service client.

Ensuite, au quotidien, la méthode zéro inbox s’applique : 

• Si le message est du spam : je me désinscris et le supprime.

  
  

• Si le message peut un jour m’être utile : j’archive (c’est le bouton en forme de boîte).

  
  

• Si le message implique une réponse de ma part et que je peux la faire en moins de 2mn, je réponds. Le 2mn est arbitraire, en fonction du temps que vous avez, ça peut-être 20s ou 10mn par exemple.

  
  

• Si le message nécessite un temps de travail conséquent, je réponds “bien noté” et mets un moment dédié dans mon agenda pour le faire. J’étoile ou non, si c’est un prospect / client.

  
  

• Si le message m’informe, je réponds bien “noté” puis l’archive si je n’ai bel et bien plus rien à faire dessus.

  
  

• Si le message n’est pas pour tout de suite ou bien que je souhaite faire un suivi dans le temps dessus, j’utilise la fonctionnalité de “mise en attente” (snooze en anglais, comme sur le réveil) pour que la conversation revienne à la date choisie. Cela marche aussi depuis “éléments envoyées”. 

Pareillement, si je fais mes e-mails à des heures indues, je programme mes envois à des heures décentes, vos interlocuteurs apprécieront.

Pour que ma classification ne devienne pas gargantuesque, je ne vais classifier qu’une conversation par interlocuteur / entreprise. Il s’agit donc de s’efforcer de n’avoir qu’un fil de conversation unique par prospect / client / projet, souvent nommé ainsi ProspectName <> YourCompanyName.

Les autres conversations seront archivées (et donc toujours accessibles depuis la barre de recherche de vos e-mails).

Ainsi quand vous cliquez sur un de vos dossiers, vous avez la liste de l’ensemble des entreprises concernées, ce qui, nous le verrons, facilitera grandement votre futur entretien des relations commerciales. 

Cela sera pour le prochain épisode !